2023年7月20日、『ビジネスパーソン10,000人の「失敗例」を分析したら、「感じよく正確に伝わるメール」の書き方がわかった！』（Gakken）が発売された。ビジネスパーソンにありがちな「メールの失敗」を、メール専門教育団体・日本ビジネスメール協会が調査。1万人のデータから導き出された失敗例に基づくランキングと現場経験をもとに、「メール技術向上の鉄則」を解説している。
今回はその中から、「感じよく正確に伝わる」メールの書き方ランキングの文章編1位を獲得した「1文を短くする」ことのメリットについて紹介しよう。
なぜ、ビジネスメールでは「1文を短くする」ことが求められるのか。ビジネスメールは指示や依頼などを「短時間」で「正確」 に伝える必要があるため、相手が1回、さっと読むだけで理解できることが大切とされる。しかし、1文が長いと文意がわかりづらくなり、意味を取り違えるリスクも高まってしまうという。誤解されたまま仕事が進んでいくと、大きなミスや事故につながりかねない。
では、どうすれば「1文を短くする」ことができるのか。方法はいくつかあるが、もっとも簡単で効果が大きいのは、接続助詞をなるべく使わないことだという。接続助詞とは、「ので」や「が」のような、文と文をつなぐ役割を持つ助詞を指す。具体的には、以下のように接続助詞はなるべく使わず、代わりに句点を打つといいとされる。
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■平野友朗さんプロフィール
ひらの・ともあき／一般社団法人日本ビジネスメール協会代表理事。株式会社アイ・コミュニケーション代表取締役。実践塾シェアクラブ主宰。1974年、北海道生まれ。筑波大学人間学類で認知心理学を専攻。広告代理店勤務を経て、独立。2004年、アイ・コミュニケーションを設立。2013年、一般社団法人日本ビジネスメール協会を設立。ビジネスメール教育の専門家。メールのスキル向上指導、組織のメールのルール策定、メールコミュニケーションの効率化や時間短縮による業務改善など、支援実績は多岐に渡る。これまでに研修やコンサルティングを行った組織は、官公庁から民間企業、団体や学校に至るまで5,000を超える。年間150回以上の研修やセミナーでの講演、1,500回以上のメディア掲載、2003年から続くメルマガ「毎日0.1%の成長」を通じて、ビジネスメール教育の普及に力を注いでいる。著書は『ビジネスメールの書き方100の法則』（日本能率協会マネジメントセンター）、『仕事ができる人は実践している！ビジネスメール最速時短術』（日経BP）、『そのまま使える! ビジネスメール文例大全』（ナツメ社）など35冊。
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