仕事ができる人とできない人の違いは何だと思いますか？ それは、ひと言で言ってしまえば、情報を整理できているかどうかの違いではないでしょうか。試しに「仕事ができる人」のデスクトップ画面を覗いてみてください。びっくりするほどきれいなはずです。
今回ご紹介する『仕事ができる人の「デスクトップ」は美しい』(特定非営利活動法人 日本タイムマネジメント普及協会／監修、すばる舎リンケージ／刊)を読むと、仕事ができる人は、なぜデスクトップが美しいのかが分かります。
というのも、本書に出てくる、ファイルの整理術やスケジュールの組み方などに関する解説から、デスクトップをきれいな状態に保つことと、業務の目的や優先順位を整理できていることにはかなり強いつながりがあることが分かるからです。
言葉を変えれば、業務の改善化や効率化をどれだけ意識できているかが、デスクトップのきれいさとなってあらわれるとも言えるでしょう。
仕事ができる人ほど、ある一定のルールにそってファイルを整理しており、必要なときに必要なものをすぐ取り出せる状態をキープしています。また、使わなくなったアプリケーションはアンインストールするなどして、パソコンのハードディスク負荷を少しでも低くするための工夫を怠りません。
本書では、デスクトップの整理にとどまらず、業務を効率化、改善するためのノウハウが多数紹介されています。ここではその一部をご紹介しましょう。
■デキる人が実践している優先順位の付け方
あなたはいつも、どうやって仕事の優先順位をつけていますか？ また、いざ優先順位をつけようとして困った経験はないでしょうか？
たとえば、｢2週間後に控えている新商品の販促イベントの準備｣と｢3日後までに、社員旅行の幹事役としてプラン作成｣という仕事が同時に来たら、どちらを優先すべきか。判断に迷う人も少なくないと思います。
でも、ここで混乱が生じてしまっているのは「重要なのか」「急ぎなのか」というモノサシだけで判断しようとしているから。
仕事ができる人は、ここに｢自分がやるか？他人がやるか？｣というモノサシを加えます。なぜなら、イベントの準備は自分がやるべき仕事で、社員旅行のプランニングはスケジュール的に余裕のありそうな同僚に任せてしまってもOKな仕事だと分かるからです。
それだけではありません。｢急ぎではないが、自分がやるべき仕事｣もハッキリします。仕事ができない人ほど、この種の業務に気づかず後回しにしてしまい、締め切り間際になって地獄を見ることになります。
逆に仕事ができる人は、時間的な余裕があるうちに業務に取り掛かり、じっくりと時間をかけて丁寧に処理していきます。
このように、仕事ができる人は優先順位をうまくつけることで、限られた時間を効果的に使い、成果をあげているのです。
■デキる人が実践しているメールチェックの仕方
今やビジネスシーンにおいて欠かせないツールとなったeメール。便利な反面、いつ重要なメールが送られてくるか分からないために、ついメールボックスの画面に張り付いてしまう人も多いはず。
でも、仕事ができる人はメールチェックの仕方にひと工夫を凝らしています。メールチェックのせいで集中力を切らさないよう、メールチェックの回数と時間をあらかじめ決めておくのです。
「メールは即レスしなければ！」という呪縛にとらわれることなく、「1日3回」「合計3時間」「返信は24時間以内」といった具合にルール化してしまえば、時間を有効活用できるでしょう。
本書では、ここで紹介したもの以外にも、目的に応じたSNSの使い分け方など、業務の質やスピードを高めるためのノウハウが紹介されています。ここで書かれていることを実践すれば、今までよりも少ない時間でより高い成果をあげられる、「デキる」ビジネスパーソンになれるでしょう。
(新刊JP編集部)
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『仕事ができる人の「デスクトップ」は美しい』(すばる舎リンケージ／刊)
